Dataansvar/privatlivspolitik

Persondataforordningen er vedtaget og gælder fra den 25. maj 2018. Alle virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder, der behandler personoplysninger, er underlagt forordningen. Personoplysninger er ikke bare oplysninger om helbred, politisk overbevisning, seksuelle forhold og lignende, men det er alle de oplysninger, der kan henføres til en person, eksempelvis adresse, telefonnummer og e-mail.

Thisted IK Håndbold er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med persondataforordningens regler.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Har du spørgsmål hertil er du velkommen til at kontakte klubbens dataansvarlige.

Klubbens dataansvarlige:

Jørgen Salomonsen, Skyumbjergevej 3, 7752 Snedsted

Mobil: 4051 6197

Mail: [email protected]

Webside www.thisted-ik.dk

CVR nr.: 85056468

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlems oplysninger

Almindelige personoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, mobilnummer, fødselsdato/år og mail-adresse.

2. Oplysning om ledere og trænere

Almindelige personoplysninger som navn, adresse, fødselsdato/år, mobilnummer, og mail-adresse. Herudover øvrige oplysninger om poster i foreningen, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, såsom cpr. nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattester.

Her indsamler vi oplysningerne

Normalt får vi oplysningerne fra dig som medlem, træner eller leder.

I nogle tilfælde kan der være andre kilder: Offentlige myndigheder, f.eks nødvendige skatte oplysninger ved udbetaling af løn. Idrættens hovedorganisationer, f.eks oplysninger om klubskifte, karantæner og kursus deltagelse.

Foreningens formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger ("interesseafvejningsreglen")
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt
• Behandling efter lovkrav
• Behandling efter samtykke

Formål med behandling af medlems oplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os.

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af godtgørelse, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os.

Kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det opfang vi behandler dine medlems oplysninger på baggrund af "interesseafvejningsreglen", vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister mm.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i henhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviterer samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situationen i foreningen.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGIs landsdelskontorer, i relevant og nødvendig omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information om aktivitets - og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give besked til os.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (APP´s og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der en videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsmetoder, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør i overensstemmelse med følgende kriterier: Af praktiske og administrative formål opbevarer vi dine almindelige medlems oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe det har historisk værdi.

Ulønnede ledere og trænere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke i overensstemmelse med følgende kriterier: Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlems oplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt.

Bogføringsbilag, udbetalingsbilag for omkostningsgodtgørelse, lønbilag mv. skal gemmes i 5 år fra udløbet af det kalendeår bilaget drejer sig om.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe det har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler oplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
Retten til indsigt i egne personoplysninger.
Retten til berigtigelse.
Retten til sletning.
Retten til begrænsning af behandling.
Retten til at få data udleveret i almindeligt anvendt format
Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til klubbens dataansvarlige.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringen eller sletningen hurtigst muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores webside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage besked herom via den oplyste mail adresse.